Implementação da EHR: 10 Passos para o Sucesso

Heidi West, escritor médicoO relatório de saúde eletrônica (EHR), fornece dicas úteis para implementar com sucesso os registros eletrônicos de saúde (EHR).

Antes de poder implementar um registro de saúde eletrônico, você precisa saber o que é um EHR e por que você precisa dele. Quais são os resultados financeiros, na qualidade do paciente e na satisfação do pessoal? 

EHRs: Fazendo a pesquisa 

Someone within a clinical setting has to be the person designated to do the preliminary pesquisa on EHR. There are questions you can base your research upon:

• Existe alguma diferença entre um EHR e EMR?
• Existe um risco de segurança usando EHRs em vez de papel?
• Do EHRs have the capability of streamlining the saúde industry?
• Como seus clínicos podem utilizar os dados para trabalhar de forma mais inteligente em vez de mais difícil?
• Olhando além da EHR, sua instalação está pronta para fazer parte da transformação digital?
• A interoperabilidade da EHR é realmente o maior desafio?
  • Preparação para seu novo sistema: Você deve começar a se preparar para esta tremenda transição muito antes do tempo. Seu trabalho de base o ajudará a identificar as necessidades e as possíveis dificuldades.
  • Comece o planejamento para treinamento e implementação de seu sistema depois de ter sua lista restrita dos sistemas que mais lhe atraem. Revisar notas demonstrativas, processos de prática de fluxo de trabalho e estabelecer os requisitos necessários para um fluxo de trabalho funcional e técnico impecável.

Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo neste momento são:

• • • Se uma infra-estrutura de EHR é baseada em nuvens, é mais benéfica?
    • Existem custos ocultos ao executar os EHRs cliente-servidor?
    • Usando uma lista de verificação, registrar cada etapa e passo que precisa ser feito e delegar responsabilidades a outros membros do pessoal. 

Qualquer mudança em qualquer indústria tem uma curva de aprendizado. Certifique-se de que seu plano é sólido para que várias horas de estresse possam ser poupadas para todos em sua equipe. 

Etapas para construir sua equipe de implementação da EHR

Para implementar os EHRs, você vai precisar de uma equipe poderosa composta pelas pessoas mais brilhantes e apaixonadas de seu pessoal. Confiantes em seus conhecimentos, os membros desta equipe podem ser médicos, enfermeiros, assistentes de enfermagem e pessoal administrativo. Sua equipe será o grupo que está a bordo do sistema e que viverá com ele. Eles serão motivados e apaixonados. Eles ajudarão, deixando o resto do pessoal entusiasmado com o novo sistema e ensinando-lhes habilidades de EHR e os mensageiros que identificarão possíveis complexidades e ajudarão a encontrar soluções. 

1. Quem deve fazer parte da equipe?

Há três funções inestimáveis que você precisa considerar para sua equipe:

• Super usuário líder: O superusuário líder é o especialista interno em EHR. Esta pessoa fará a criação de modelos e desenvolverá os fluxos de trabalho. Pode haver responsabilidade adicional pela criação de procedimentos operacionais padrão para o momento em que os problemas dos usuários precisarem ser resolvidos (e de fato isso vai acontecer).
• Médico líder: O papel do médico líder é orientar a todos na organização/facilidade/clínica através da implementação da EHR, ensinando sobre a ligação entre os usuários da linha de frente do sistema e o pessoal técnico. O médico ideal seria alguém que já tenha conhecimentos técnicos e esteja aberto a novos processos e mudanças.
• Gerente de projetos: O gerente de projeto será o principal contato e manterá a comunicação entre o fornecedor/designer de EHR e o pessoal das instalações. Esta pessoa ajudará a manter o pessoal focado em cronogramas de implementação enquanto acompanha o progresso e resolve qualquer problema do usuário. 

2. Preparação do software

Ao implementar sua EHR, você deve assegurar-se de que as medidas de segurança sejam cumpridas antes de tudo para que você não esteja violando nenhuma lei HIPPA. Executando um Avaliação de risco HIPAA é aconselhável. Além disso, trabalhe com seu profissional de TI para ter certeza de que o software que você escolheu é totalmente compatível. 

3. Determinação das necessidades de Hardware

O que quer que você escolha para seu hardware terá um impacto significativo no tempo do seu pessoal e no orçamento das instalações. Algumas instalações dão a cada membro da equipe um tablet ou um laptop para que o tempo não seja gasto com o login e a saída dos computadores entre cada interação com os pacientes. Seu profissional de TI pode ajudá-lo a encontrar o equipamento de que você precisa com uma boa relação custo-benefício. Seu profissional pode instalar os dispositivos e realizar a solução de problemas para tirar o fardo do pessoal. 

4. Questões de disposição do quarto do paciente

O programa EHR exigirá a entrada de dados para que o layout da sala possa ter um impacto significativo como o paciente se sente ao ser contratado e se a configuração é satisfatória. Se a equipe clínica não estiver cara a cara com o paciente durante a entrada de dados, o paciente pode sentir que está sendo ignorado ou bloqueado. Combate este problema instalando uma mesa semi-circular em salas ou utilizando carrinhos que são móveis para que o paciente seja visto e possa sentir uma sensação de paz com os cuidados que está recebendo. 

5. Transferência de dados

Quando seu hardware e software estiverem prontos para o próximo passo, está na hora da implementação da EHR. A transferência dos dados faz desta transição uma realidade. Determine como sua migração de dados de seu sistema anterior para seu novo EHR será feita. Você pode fazer isso de várias maneiras. O pessoal das instalações existentes pode ser designado para a tarefa ou você pode contratar pessoal temporário para carregar seus dados para o EHR. Para garantir que os dados críticos não sejam perdidos na migração, uma lista de verificação das informações que precisam ser migradas deve estar em vigor e ser bem compreendida. 

6. A Eficiência de um Fluxo de Trabalho Sólido será Benéfica

A fluxo de trabalho sólido tornará todo este processo muito mais livre de estresse para todo o seu pessoal. Os fluxos de trabalho devem ser estabelecidos antes da implementação da EHR. Quando o fluxo de trabalho não for eficiente, haverá apenas uma exacerbação de quaisquer problemas que surjam durante o processo de implementação. 

7. Como lidar com uma interrupção da EHR

Quando você utiliza qualquer tipo de tecnologia, você deve estar pronto para a inevitável falha que virá aqui e ali. Faça um brainstorming de qualquer falha potencial e formule um plano de jogo para guiar sua equipe através delas. E se a energia estiver desligada? E se houver uma falha de funcionamento em todo o sistema que só a TI pode remediar? Tenha procedimentos já estabelecidos para o pessoal seguir se o EHR não puder ser utilizado. 

Ter um protocolo eletrônico e em papel para o pessoal os ajudará a permanecerem calmos e confiantes ao lidar Tempo de inatividade da EHR de uma forma que coloque a segurança do paciente como prioridade. 

8. Criar um programa de treinamento Evergreen e atualizá-lo regularmente

O treinamento para a implementação da EHR deve ser extenso para ser considerado um sucesso. Criar um plano de treinamento para todo o pessoal das instalações que "resistirá ao teste do tempo". Precisa ser o mais verde possível e, para as partes que não o são, devem ser revistas para atualização trimestral.

9. Determine como e quando você vai lançar

Uma vez estabelecido o plano de implementação, decida quando será lançado. Você pode lançar tudo de uma vez, ou pode optar por lançar em incrementos. Lançar com um estrondo pode ser perturbador. Ao lançar de forma incremental, a interrupção é mais fácil de administrar. Se possível, a redução do volume do paciente no dia em que o EHR deve entrar em funcionamento ajudará a uma transição mais suave. 

10. O feedback é crucial para o sucesso contínuo

Uma vez implementado com sucesso o EHR, mantenha as linhas de comunicação abertas tanto para seu pessoal quanto para seus pacientes. Ambos os lados da tabela são importantes ao avaliar os níveis de sucesso do novo sistema. Se os pacientes fizerem parte de sua equipe, o sistema EHR será uma melhoria para sua já fenomenal instalação ou clínica. 

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Heidi West is a escritor médico para Médicos feridos de Vohra, a national wound care physician group. She writes about healthcare and technology in the medical industry.