Cos'è un dossier tecnico e cosa deve contenere?

Catarina Carrão, scrittore medico freelance on Kolabtree, provides an overview of what a dispositivo medico technical file is and what it should contain.

Cos'è un fascicolo tecnico di un dispositivo medico?

A dispositivo medico technical file is a summary document prepared by the manufacturer in a clear, well-organized, readily searchable, and unambiguous manner to demonstrate the safety and performance of the specific device[^1]. Indipendentemente dalla classe di un dispositivo, o dal suo uso previsto, dal suo design, o anche dalla storia della sicurezza del dispositivo, il produttore deve avere - e mantenere aggiornata - questa documentazione tecnica, al fine di dimostrare la conformità con i requisiti generali di sicurezza e prestazioni della legislazione.

Il fascicolo tecnico del dispositivo medico deve essere approvato?

Sì, certo. Il modello di fascicolo tecnico MDR deve essere presentato a un organismo notificato (NB) o a un'autorità competente per la revisione e l'approvazione. Deve essere redatto in inglese o in una lingua ufficiale di uno stato membro dell'UE; e deve essere reso disponibile su richiesta per l'intero ciclo di vita del dispositivo medico (5 anni per i dispositivi a basso rischio e 16 anni per i dispositivi medici ad alto rischio).^2]). È importante che i produttori extracomunitari tengano il dossier presso un rappresentante autorizzato nell'UE per consultarlo ogni volta che viene richiesto - in quanto tale, tenere una versione controllata del dossier sempre a portata di mano[^3].

Cosa comprende un fascicolo tecnico di un dispositivo medico?

Secondo l'allegato II del MDR 2017/745 dell'UE[^4]un fascicolo tecnico di un dispositivo medico dovrebbe includere le seguenti sezioni⁵:

• Descrizione e specifiche del dispositivo, comprese tutte le varianti e gli accessori;
• Informazioni complete sull'etichettatura e l'imballaggio, comprese le confezioni singole di vendita e di trasporto in caso di condizioni di gestione specifiche;
• Istruzioni per l'uso in tutte le lingue accettate negli Stati membri in cui è prevista la vendita del dispositivo medico;
• Informazioni di progettazione e produzione, come schemi di progettazione e dati su tutti i siti in cui vengono svolte le attività di progettazione e produzione;
• Documentazione che dimostri la conformità a tutti i requisiti generali di sicurezza e prestazione e a tutte le norme pertinenti armonizzate e non armonizzate;
• Benefit-risk analysis and risk management file;
• Rapporto di verifica e convalida del prodotto e altra documentazione pertinente;
• Dati preclinici e clinici, come i risultati dei test, Rapporto di valutazione clinica (CER) e piano di valutazione Post-Market Clinical Follow-Up (PMCF);
• Post-Market Surveillance (PMS) plan and report;
• Dichiarazione di conformità[^5].

C'è una grande differenza rispetto al dossier tecnico presentato prima di MDR?

Il numero totale di documenti da includere nella documentazione tecnica rimane sostanzialmente lo stesso; l'unica differenza è l'inclusione di un piano PMS, e
un rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR, per dispositivi superiori alla classe I, articolo 86) o un rapporto PMS (per dispositivi della classe I, articolo 85)³. Secondo le autorità di regolamentazione, i fabbricanti dovrebbero svolgere un ruolo attivo durante la fase successiva alla commercializzazione, raccogliendo sistematicamente e attivamente le informazioni derivanti dall'esperienza successiva alla commercializzazione dei loro dispositivi, al fine di aggiornare la loro documentazione tecnica e cooperare alle attività di vigilanza e sorveglianza del mercato. I dati e le informazioni rilevanti raccolti attraverso il PMS, così come gli insegnamenti tratti da qualsiasi azione preventiva e/o correttiva attuata, dovrebbero essere utilizzati per aggiornare la documentazione tecnica, come quella relativa alla valutazione dei rischi e alla valutazione clinica; e, inoltre, dovrebbero anche servire allo scopo della trasparenza⁴.

Insieme alle attività e ai rapporti del PMS, il principale cambiamento nel fascicolo tecnico è che la qualità attesa della documentazione tecnica è aumentata sostanzialmente; specialmente, quando si tratta di dati clinici, che ora devono essere abbastanza robusti da comprovare debitamente qualsiasi dichiarazione³. I fabbricanti hanno bisogno di migliorare la qualità scientifica e l'intelligibilità della loro documentazione tecnica per avere un'approvazione continua al mercato.

Quanto è diverso il PMS sotto MDR?

I produttori di dispositivi medici devono documentare e dimostrare la conformità ai "Requisiti generali di sicurezza e prestazione (GSPR)", che devono essere aggiornati in risposta alle attività PMS. L'articolo 2 (60) definisce i produttori sono ora tenuti ad aggiornare il loro sistema PMS in modo proattivo in modo completo e sistematico come uno degli obblighi generali MDR. I requisiti per il PMS dovrebbero essere direttamente proporzionali al rischio associato al dispositivo, permettendo un'azione correttiva/preventiva da parte del produttore. Questo atto dovrebbe essere proporzionato al tipo di dispositivo e alla valutazione clinica aggiornata[^6]. Questo significa che un forte programma PMS deve fornire un'ampia esperienza del mondo reale oltre i confini di un trial di re-market attraverso un Post-Market Clinical Follow-Up (PMCF). Questo programma dovrebbe rilevare i problemi precoci e garantire azioni controattive, che sono fatte con un controllo continuo sulle prestazioni a lungo termine del dispositivo. Importante, tutte queste azioni dovrebbero aggiungere valore al di là della conformità e costruire un forte senso di fiducia nel dispositivo medico.

Cos'è esattamente un Post-Market Clinical Follow-Up (PMCF)?

Il PMCF è uno degli elementi delle attività PMS, che può assumere la forma di uno studio clinico, di un registro appropriato, di un sondaggio tra i clienti o anche di un questionario di follow-up pianificato con i pazienti che hanno utilizzato il dispositivo. È fatto su misura per ogni dispositivo specifico e garantisce le prestazioni cliniche e la sicurezza del dispositivo, confermando la continua adeguatezza del rischio al momento dell'uso. Si tratta di una misura proattiva da parte del produttore che si concentra su una certa area delle prestazioni o della sicurezza del dispositivo medico, con certi risultati o criteri di accettazione pre-approvati. Queste misure sono guidate dalla gestione del rischio, dai rapporti di valutazione clinica (CER) o da nuovi dati PMS dall'uso clinico nel mondo reale. Il PMCF è particolarmente importante se ci sono dati clinici limitati per un dispositivo ereditato al momento dell'approvazione sul mercato CE; oppure, se ci sono lacune di dati a lungo termine, o domande senza risposta, associate a certe indicazioni, o nuove caratteristiche di un nuovo dispositivo medico. Per queste ragioni, è importante selezionare end-points PMCF appropriati e razionali statistici che colmino qualsiasi lacuna nell'evidenza clinica. Il punto è quello di dimostrare continuamente un profilo beneficio-rischio favorevole del dispositivo medico per tutta la sua vita prevista[^7].

Il Rapporto di Valutazione Clinica (CER) deve essere aggiornato?

Naturalmente, il punto 74 del prologo del MDR dell'UE è "chiaro come l'acqua" su questo punto⁴. Tutti i rdati e le informazioni raccolte attraverso PMS, così come le lezioni apprese da qualsiasi azione preventiva e/o correttiva implementata, dovrebbero essere utilizzate per aggiornare qualsiasi parte pertinente della documentazione tecnica, come quelle relative alla valutazione dei rischi e alla valutazione clinica rapporti (CERs). Oltre a questo, la sezione 6.2.3(b) dell'allegato XIV chiarisce che i dati PMS devono essere valutati per le informazioni che hanno il potenziale di cambiare la valutazione del profilo rischio/beneficio, e le prestazioni cliniche e la sicurezza clinica del dispositivo⁸. Questi dati devono essere inseriti nel processo di valutazione clinica in modo tempestivo, come tale la relazione di valutazione clinica deve essere attivamente aggiornata con i dati ottenuti dal post-commercializzazione. Un buon modo per farlo è quello di aggiungere tabelle che evidenziano gli eventi avversi gravi, e includere commenti sul fatto che questi avrebbero potuto essere previsti in base alla modalità di azione del dispositivo. Inoltre, qualsiasi azione correttiva per la sicurezza sul campo (FSCA) dovrebbe essere riportata, come qualsiasi evento segnalabile o richiamo. Quanti dati includere, naturalmente, va a discrezione del produttore, ma l'obiettivo è quello di promuovere la fiducia nel prodotto, quindi la trasparenza è un must⁸.

Ci sono altri aspetti tecnici nel nuovo dossier tecnico?

Sì, infatti. Nella sezione "Descrizione e specifiche del dispositivo", i produttori devono ora fare un riferimento all'identificatore unico di base del dispositivo (UDI-DI), che dovrà anche essere posto sull'etichetta del dispositivo e su tutti i livelli superiori di imballaggio⁹. Oltre a questo, esistono specifiche riguardanti l'UDI-DI in caso di strumenti chirurgici riutilizzabili, o impiantabili, in modo che questo numero di codice sia facilmente accessibile in tutte le situazioni.

Nel caso dei dispositivi monouso (SUD), specificamente nella documentazione di gestione del rischio, i fabbricanti devono dimostrare e giustificare il motivo per cui il dispositivo è fabbricato come tale - cioè, dovrebbe essere chiaramente stabilito perché il dispositivo non può essere ritrattato³.

Un'altra tecnicità è che per tutte le classi di dispositivi medici, i produttori devono ora fornire, come da allegato II, informazioni nella documentazione tecnica per spiegare le fasi di progettazione e le procedure applicate al loro dispositivo. Prima, solo i dispositivi di classe III avevano tale richiesta, mentre ora tutti i dispositivi sono "sulla stessa barca" a questo proposito.

Come viene rivisto il fascicolo tecnico del dispositivo medico?

Per la valutazione della conformità, l'NB deve esaminare la documentazione tecnica secondo la classificazione del dispositivo. È importante che i dispositivi medici siano valutati dagli NB secondo un approccio basato sul rischio, in quanto i benefici devono superare i rischi, o i rischi devono essere ridotti il più possibile e accettabili alla luce dello stato attuale della tecnica e nel periodo di validità dei certificati concessi^3,10. I dispositivi impiantabili di classe III, i dispositivi di classe III, i dispositivi impiantabili di classe IIb (con alcune eccezioni) o i dispositivi attivi di classe IIb sono valutati individualmente per ogni dispositivo³. Tutti gli altri dispositivi di classe IIb sono valutati per almeno un dispositivo rappresentativo per gruppo generico; mentre, la classe IIa è giudicata per almeno un dispositivo rappresentativo per ogni categoria di dispositivi.

Nel frattempo, i dispositivi di classe I che sono immessi sul mercato in condizioni sterili, hanno una funzione di misurazione o sono strumenti chirurgici riutilizzabili, sono valutati solo per quelle caratteristiche specifiche del dispositivo, per esempio, sterilità, misurazione o riutilizzo. Per tutti gli altri dispositivi di classe I, le NB non sono coinvolte nella valutazione della conformità e i produttori possono "dichiarare la conformità dei loro prodotti, rilasciando la dichiarazione di conformità UE di cui all'articolo 19"³.

Le NB o le autorità competenti esamineranno attentamente la domanda presentata e, se necessario, eseguiranno ulteriori test in strutture adeguate o richiederanno ulteriori prove al fabbricante. Nel caso in cui le prove cliniche si basino su dati di dispositivi medici dichiarati equivalenti al dispositivo in valutazione, gli esperti dell'NB valuteranno l'adeguatezza dell'uso di tali dati e documenteranno le loro conclusioni sull'equivalenza dichiarata, e documenteranno il risultato della valutazione di conformità nel rapporto di valutazione della valutazione clinica. Se il dispositivo medico è conforme ai requisiti pertinenti, allora l'NB rilascerà un certificato di valutazione della documentazione tecnica dell'UE e darà la sua approvazione alla commercializzazione.

C'è qualcos'altro necessario per l'approvazione oltre al fascicolo tecnico del dispositivo medico?

Senza dubbio, sì. Oltre al fascicolo tecnico, i produttori di dispositivi medici devono stabilire, documentare e attuare un adeguato sistema di gestione della qualità (QMS), e mantenere la sua efficacia durante tutto il ciclo di vita dei dispositivi interessati⁵. I produttori dovrebbero stabilire un sistema PMS completo, che è impostato sotto il loro QMS, e basato su un piano PMS. Questo fornirà trasparenza e sicurezza al mercato, e si spera meno problemi per i produttori in futuro.

Il motto del nuovo fascicolo tecnico e MDR dovrebbe essere visto come fondamentalmente "prevenire è meglio che curare”. By keeping an eye on post-market surveillance and updating the technical file promptly and regularly with a strong quality management system, manufacturers will be practicing the fundamental principles of modern assistenza sanitaria and help support a healthier society.

Riferimenti:

1 I3CGlobal. File tecnico sui dispositivi medici. https://www.i3cglobal.com/medical-device-technical-file/ (2021).

2 CE. Dispositivi medici - Settore. https://ec.europa.eu/health/md_sector/overview_en 2021 (2021).

3 Julianne Bobela, B. F., Kim Rochat, Michael Maier. A Guide for Manufacturers to Ensure Technical Documentation Complies with EU Medical Device Regulation 2017/745. BSI BSI Standards Ltd. (2021).

4 UE. in Regolamento sui dispositivi medici (MDR) Regolamento dell'Unione europea (UE) 2017/745 Vol. EU2017/745 MDR (ed Commissione europea) (Commissione europea, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017R0745, 2017).

5 CleverCompliance. File tecnico del dispositivo medico per la conformità MDR. https://blog.clevercompliance.io/ce-marking/medical-device-technical-file-for-mdr-compliance/ (2021).

6 Celegence. Sorveglianza post-commercializzazione efficace per i dispositivi medici. https://www.celegence.com/post-market-surveillance-pms-medical-devices/ 9 luglio 2021 (2021).

7 Celegence. Requisiti di follow-up clinico post-commercializzazione (PMCF) secondo la MDR dell'UE. https://www.celegence.com/post-market-clinical-follow-up-requirements-eu-mdr/ 9 luglio 2021 (2021).

8 OrielSTAT. Quanti dati PMS dovremmo includere nei nostri rapporti di valutazione clinica? https://www.orielstat.com/blog/purpose-of-pms-data-in-cer-vs-psur/ 9 luglio 2021 (2021).

9 CE. Sistema di identificazione unica dei dispositivi (UDI) ai sensi dei regolamenti UE sui dispositivi medici 2017/745 e 2017/746. https://ec.europa.eu/health/sites/default/files/md_topics-interest/docs/md_faq_udi_en.pdf Commissione europea (2020).

10 Smirthwaite, A. (ed BSI) (https://www.bsigroup.com/globalassets/meddev/localfiles/en-gb/webinars/bsi-md-tech-doc-mdr-uk-en.pdf, 2017).