Come scrivere una proposta di sovvenzione vincente: Una guida esperta

In questo articolo scrittore medico freelance per Kolabtree Laura Moro-Martin, MSc, PhD, fornisce suggerimenti per scrivere una proposta di sovvenzione di successo, concentrandosi in particolare sul NIH SBIR.  

Writing a grant proposal may look like a colossal and daunting task. There is no doubt that competition is extreme out there, and grant success rates are low nowadays. Although we cannot ensure that you will get the funding, this article aims to provide some general insights and a few tips—using a grant proposal for a new dispositivo medico as an example—that can make your writing easier and increase the possibilities that your project gets selected.

Prima di iniziare a scrivere il vostro proposta di sovvenzioneCi sono alcuni "ingredienti" chiave da prendere in considerazione:

1. Trovare un invito a presentare proposte

Tc'è una vasta gamma di agenzie di finanziamento e opportunità a seconda del vostro campo di lavoro, paese e tipo di organizzazione. Dovete identificare il bando che è più pertinente al bisogno o al problema che il vostro progetto intende affrontare, e controllare attentamente che la vostra squadra soddisfi tutti i requisiti di ammissibilità e ammissibilità. Identificare il parole chiave del bando, che dovrebbe anche essere menzionato più volte lungo la vostra proposta. Per avere informazioni aggiornate sulle proposte aperte, è necessario tenere d'occhio i siti web, i social media e/o le newsletter delle agenzie di finanziamento, e condividere queste informazioni con colleghi e collaboratori.

Programma NIH Small Business Innovation Research (SBIR)

Come esempio, supponiamo che siate una start-up con sede negli Stati Uniti, una piccola impresa di R&S o una piccola azienda di produzione con un dipartimento di R&S che sta cercando di commercializzare una tecnologia biomedica innovativa, per esempio un nuovo dispositivo medico. Potreste essere interessati a richiedere un finanziamento dal Programma SBIR (Small Business Innovation Research) from the USA National Institutes of Health (NIH). SBIR is a three-phase program that funds Phase 1 for concept development (feasibility) and Phase 2 for prototype development, but not Phase 3 (commercialization). Examples of successful SBIR Phase 1 and Phase 2 applications from the National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID) can be found in questo link.

Esiste un programma in qualche modo "equivalente" per le piccole e medie imprese (PMI) stabilite in uno Stato membro dell'UE o in un paese associato a Horizon 2020 (H2020), chiamato Pilota del Consiglio europeo dell'innovazione (EIC) (previously know as SME Instrument). For early-stage ricerca and innovation, projects can seek funding from EIC pilota Pathfinder. Il Pilota acceleratore EIC si basa sullo SME Instrument Phase 2 e fornisce un sostegno solo a fondo perduto e un sostegno sotto forma di finanziamenti misti (combinando sovvenzioni e capitale). Oltre a presentare la tua proposta di sovvenzione, se sarai selezionato sarai invitato a Bruxelles per fare un pitch davanti a una giuria, quindi dovrai preparare anche le tue capacità di oratore! Maggiori informazioni su come preparare la tua proposta per questi tipi di programmi UE possono essere trovate qui. Un modello di proposta annotato per lo strumento EIC SME Fase 1 e Fase 2 può essere scaricato qui.

2. La squadra "giusta

Una maggioranza di I bandi di finanziamento non accettano candidati singoli, ma richiedono invece la creazione di un consorzio. Molte agenzie di finanziamento sono particolarmente interessate a promuovere collaborazioni internazionali e multidisciplinari e partenariati pubblico-privato tra istituzioni accademiche, aziende e altre organizzazioni. Anche prima di identificare un bando adatto, avrete bisogno di avere il 'giusto' team di partner con diverse capacità, personale, infrastrutture e competenze per eseguire i diversi compiti che il vostro progetto propone. Avere il 'giusto' team significa non solo trovare partner che siano interessati alla vostra proposta, che abbiano una forte reputazione o una buona lista di pubblicazioni, ma anche trovare persone con interessi allineati, che siano collaborativi e realmente impegnati a contribuire al successo del progetto. L'ultimo problema che vorresti affrontare è che uno dei tuoi partner nel consorzio non risponde alle tue email e telefonate chiedendoti un documento essenziale il giorno prima della scadenza. Scrivere una proposta di sovvenzione è un compito intenso e che richiede tempo, quindi avere una buona connessione professionale (e umana) con tutti i tuoi collaboratori è sempre un buon punto di partenza. Lavorare con un scrittore di sovvenzioni freelance può aiutarvi a garantire che abbiate le giuste competenze e abilità che possono aiutarvi a vincere i finanziamenti. 

Potete trovare un tutorial su "costruire una squadra vincente" per il programma SBIR in questo link.

3. Comunicazione efficace

In un grande consorzio internazionale, dove i partner possono essere separati da centinaia o migliaia di chilometri e diversi fusi orari, avere una comunicazione dinamica e fluida faciliterà la preparazione della proposta. Nella maggior parte dei casi, la comunicazione si baserà sull'uso di strumenti digitali, tra cui e-mail, videoconferenze o telefonate. Fortunatamente, abbiamo molte alternative - i "classici" Skype, Google Hangouts, Zoom e altri - quindi metteteli a frutto per una comunicazione efficace con tutte le parti interessate.

4. Organizzazione estremamente metodica

Più presto che tardi you will be dealing with an immense amount of documentation ranging from bibliographic references and non-disclosure agreements to grant forms, clinical protocols, annexes, and much more. Not only that, but you will have to deal with all the successive versions that you will be creating and modifying several times along the writing process (including the infamous ‘version1.0’, ‘v1.2.4’, ‘v2.3.6.8.5’, ‘v2.3.6.8.5_final’, ‘v2.3.6.8.5_final_definitive’, etc.). You need to be exceedingly methodical -even ‘maniac’- in the management of all the information and documentation, and the correct use of digital tools will make a great difference. If your organization is already using a document or project management system, it can be your ally. Otherwise, you can select the digital tools that best suit your objectives and your organization among the wide range of options available for document, task or project management (some examples with different features include Slack, Trello o lunedì.com). È difficile fare raccomandazioni perché la scelta è vasta, un po' personale e dipende da molti fattori, ma sentitevi liberi di condividere i vostri strumenti preferiti nei commenti qui sotto.

5. Pianificazione anticipata e buona gestione del tempo

La regola generale è che "non è mai troppo presto per iniziare a scrivere una proposta di sovvenzione". Preparare una proposta di sovvenzione richiede un grande investimento di tempo e sforzo senza alcuna garanzia di successo. A meno che il tuo lavoro non sia specificamente scrivere proposte - e, in quel caso, potresti doverne preparare più di una contemporaneamente - dovrai destreggiarti con diversi altri compiti allo stesso tempo. Quindi, prima iniziate a pianificare e scrivere - preferibilmente qualche mese prima della scadenza - meno dovrete affrettarvi alla fine. Una gestione efficace del tempo vi aiuterà ad evitare quei giorni di lavoro a tarda notte, alimentati dal caffè, appena prima della scadenza. In molti casi, saprai in anticipo che si aprirà un nuovo bando, quindi approfittane e inizia a lavorarci. Sarete un passo avanti se il consorzio è già stato creato. Anche se i requisiti finali e i moduli varieranno a seconda del bando, c'è una documentazione che potete iniziare a raccogliere e preparare in anticipo. Questo include, per esempio, la descrizione dei partner, le referenze di supporto, l'analisi del mercato e dei concorrenti, l'approvazione etica, l'impatto e l'innovazione della vostra proposta, l'organizzazione dei pacchetti di lavoro e dei compiti, ecc. Potrai adattare questo materiale alla proposta specifica in seguito. La nostra raccomandazione finale è di evitare di presentare la tua proposta di sovvenzione lo stesso giorno della scadenza. Il sovraccarico del sito web, gli errori del computer, la versione sbagliata di uno dei documenti... tutto ciò può far sì che tu perda una buona quantità di tempo e di sforzi in una proposta che non viene nemmeno considerata.

In questo link potete trovare un tutorial che vi aiuterà a "sviluppare un programma di preparazione della proposta" per il programma SBIR.

6. Un'idea/soluzione innovativa e d'impatto

Ultimo ma non meno importante, dovrete identificare il bisogno o il problema che il vostro progetto cerca di affrontare e che richiede un finanziamento. Lo scopo principale della tua proposta di sovvenzione sarà quello di convincere l'agenzia di finanziamento che la tua soluzione è la più adatta per superare questo bisogno o problema. I criteri principali che i revisori useranno per valutare la tua proposta includono la sua innovatività, l'impatto o l'importanza e la fattibilità. Ma molti altri fattori influenzeranno la decisione finale a seconda dell'interesse chiave dell'agenzia, per esempio, il merito tecnologico, il potenziale di commercializzazione, l'approccio proposto, il team e le capacità, l'adeguatezza dello stanziamento di bilancio, le strutture disponibili, ecc.

Fare clic su qui per un tutorial per "capire i criteri di valutazione delle proposte" del programma SBIR, che includono "innovazione", "esperienza, qualifiche e strutture", e "potenziale commerciale e fattibilità". Ulteriori criteri di revisione del NIH SBIR includono la protezione dei soggetti umani; l'inclusione di donne, minoranze e bambini; animali vertebrati; rischi biologici; ripresentazione; rinnovo e revisione.

Elementi di una proposta di sovvenzione

Ci sono alcuni elementi comuni alla maggior parte delle proposte di sovvenzione, anche se possono apparire sotto titoli diversi (è necessario utilizzare il titolo esatto menzionato nel bando):

•   Panoramica/astratto/sommario esecutivo: Questo è un riassunto dei punti principali della vostra proposta. Dovrebbe includere il bisogno o il problema che stai affrontando, i tuoi obiettivi, i risultati previsti e come li raggiungerai, come valuterai il tuo progetto, l'importanza e/o il vantaggio comparativo del tuo progetto e una breve descrizione della squadra. La missione e lo scopo della sovvenzione possono guidarvi in questa sezione, quindi assicuratevi di includere le parole chiave del bando. È consigliabile scrivere questa panoramica dopo aver scritto tutte le altre sezioni.
•   Necessità o dichiarazione del problema/sfondo: Identify the gap (need or problem) that your project aims to address. First, you will have to establish the context or background of the problem by conducting a revisione della letteratura and summarizing the key information that helps to understand the significance of your project. Keep this section informative, clear and concise, but also scientifically sound.
•   Project description/approach/objectives and methodology: Brevemente descrivi il tuo progetto, spiegando i tuoi obiettivi generali e specifici, i risultati attesi, il modo in cui raggiungerete tali risultati (piano di lavoro e metodologia), i metodi di valutazione interna o esterna e la tempistica. Molti bandi ti chiederanno di sviluppare ulteriormente questi aspetti in altre sezioni della proposta.

Per qualsiasi studio quantitativo, in particolare quelli che coinvolgono animali o soggetti umani - come l'esempio della proposta di sovvenzione per un nuovo dispositivo medico-statistiche will be a key component of the approach/methodology. Within this section, or in a separate one, you will need to explain details about the study subjects (study design, sample size calculation, and subject selection), data collection (type of measurements, type of data and why these data will answer your questions) and analisi dei dati (the questions that you are trying to answer, the variables involved, the procedures and how you will know the answer). Reviewers will carefully assess this part since it will determine the success or failure of the project and the adequate use of resources. Although it is out of the scope of this article to go deeper into the details of statistics for grant applications, in the ‘additional resources’ you can find some references containing further information.

•   Impatto: Spiegare la probabilità che il progetto eserciti un'influenza sostenuta e potente sul campo di ricerca coinvolto. Questa probabilità dipende dalla sua importanza, dal team, dall'innovatività e dall'approccio utilizzato, tra gli altri fattori. Alcune agenzie, come H2020 programmi, richiedono anche una strategia di comunicazione, diffusione e sfruttamento (può essere una sezione separata).
•   Budget: Devi dettagliare il finanziamento che stai chiedendo e le ragioni, includendo i costi stimati di tutti i materiali, attrezzature, spese di viaggio, personale, ecc. (fai riferimento al bando specifico per capire l'uso del finanziamento, dato che non tutte le sovvenzioni coprono, per esempio, i costi del personale o i subappalti). Normalmente il budget viene fornito in tabelle formattate.
•   Altri documenti di supporto: Nella maggior parte dei casi ti verrà chiesto di fornire documenti di supporto come una lettera di presentazione, biografie del personale, lettere di sostegno da terze parti che collaborano con te o sono interessate al tuo progetto, il protocollo dello studio, ecc.

Lettere di sostegno da organizzazioni o gruppi alleati sono un buon modo per differenziare la vostra proposta SBIR, fornendo credibilità e sostenendo il suo potenziale di commercializzazione.

Se stai facendo domanda per una sovvenzione per uno studio clinico, dovrai includere un protocollo di studio clinico. Gli elementi principali del protocollo di studio, come spiegato più dettagliatamente in questo articoloI punti principali sono il riassunto esecutivo, gli obiettivi specifici, il background e il significato, i risultati preliminari, il disegno e i metodi di ricerca.

 Suggerimenti per scrivere una proposta di sovvenzione di successo 

Per una proposta di sovvenzione di successo, non solo ciò che si scrive (cioè il contenuto), ma anche come si scrive (cioè la forma) acquista grande importanza. Anche se una proposta ben scritta non può assicurare il successo, una proposta scritta male può ridurre le vostre possibilità di ottenere un finanziamento. Quello che segue è un elenco non esaustivo di consigli per aiutarti a migliorare la "forma" della tua proposta di sovvenzione:

• Segui rigorosamente le linee guida del bando specifico per quanto riguarda la formattazione, i caratteri, le citazioni, l'uso di figure, i limiti di pagina e di parola, ecc.
• Usa solo caratteri facilmente leggibili come Arial, Times New Roman o Courier (ma, di nuovo, dovresti controllare le linee guida specifiche).
• Usate una formattazione adeguata, spaziatura e dimensione dei caratteri per rendere piacevole la lettura (anche i revisori sono esseri umani e saranno grati dopo aver letto un gran numero di proposte).
• Scrivi in modo chiaro e conciso. Non includere informazioni che non ti vengono richieste direttamente, evita di divagare e lascia la creatività per la concettualizzazione del progetto.
• Evita il gergo e definisci i termini tecnici (i revisori potrebbero non essere esperti nella tua specifica sottospecialità).
• Includi riferimenti di supporto. La tua proposta dovrebbe essere scientificamente rigorosa e solida, anche se lavori fuori dal mondo accademico. Tuttavia, tutte le informazioni importanti dovrebbero essere fornite all'interno della proposta, poiché i revisori non hanno necessariamente tempo extra per ottenere informazioni dai riferimenti. Puoi trovare maggiori informazioni su come condurre una revisione sistematica della letteratura e una meta-analisi in questo articolo.
• Controlla attentamente la grammatica e l'ortografia lungo tutta la proposta. Leggetela più volte in giorni diversi, poiché gli errori di battitura a volte sono facili da perdere. Se necessario, assumete un traduttore scientifico o un editor scientifico.
• Includi figure, schemi e tabelle rilevanti. A volte un'immagine vale più di mille parole.
• Condividete e discutete la bozza della proposta con i vostri collaboratori nel progetto, e assicuratevi che tutti siano d'accordo con la versione finale da presentare.
• Leggi attentamente le linee guida per la presentazione e controlla che tutti i tuoi documenti siano corretti prima di presentarli.

This article offers a general approach to scrittura di sovvenzioni that is applicable across a range of contexts, but it is out of our scope to provide tailored advice in specific disciplines or topics. In any case, you will need to strictly follow the instructions from the funding agency and the specific call that you are applying to. Our final advice for preparing a proposal is don’t give up, and keep on writing. Use rejection as a means to improve your grant proposal. Good luck!

Necessità di assumere uno scrittore di sovvenzioni freelance o uno scrittore scientifico? Consulta gli esperti direttamente su Kolabtree. Pubblica il tuo progetto e ottieni preventivi gratis! 

Riferimenti e risorse aggiuntive

• Il Centro di scrittura dell'Università del Wisconsin-Madison. Pianificare e scrivere una proposta di sovvenzione: le basi.
• Samáková J., et al. Capitolo del libro: La gestione della comunicazione del progetto nelle imprese industriali (Step by Step), in Digital Communication Management, a cura di Beatriz Peña-Acuña, IntechOpen, 2018.
• Crawley, G. M. e O'Sullivan E. The Grant Writer's Handbook: How to Write a Research Proposal and Succeed. Imperial College Press, 2016. Zlowodzki M, et al. Come scrivere una proposta di sovvenzione vincente. Indian J Orthop. 2007 Jan-Mar; 41(1): 23-26.
• Bland JM et al. Guida alle statistiche per i richiedenti di sovvenzioni di ricerca. St George's University of London, 2012.
• Elashoff D. Come creare la sezione "Approccio" di una domanda di sovvenzione R. UCLA, Dipartimento di Medicina Nucleo Statistico.
• Felenco completo dei tutorial online SBIR/STTR: https://www.sbir.gov/tutorials
• Stein E., et al. Capitolo del libro: Sovvenzioni SBIR/STTR: Guida all'applicazione in Academic Entrepreneurship for Medical and Health Scientists. Volume 1, Issue 2 Finance. Penn Libraries, Università della Pennsylvania, 2019.
• Commissione Europea: EIC Accelerator (SME Instrument): consigli essenziali per la vostra applicazione.