7 conseils pour protéger votre PI lorsque vous travaillez avec un freelance

Sept étapes pour vous assurer que vous protégez votre propriété intellectuelle lorsque vous travaillez avec un freelance ou un travailleur à distance sur Kolabtree. 

Travailler avec des freelances ou des travailleurs à distance est une tendance de plus en plus populaire parmi les entreprises de toutes tailles. Elle offre de nombreux avantages : réduction des coûts, accès à un réseau mondial, rapidité d'exécution des tâches. Cependant, l'une des principales préoccupations des organisations lorsqu'elles travaillent avec des indépendants ou des équipes à distance concerne la confiance et la sécurité. Comment puis-je être sûr de partager des données sensibles avec une personne que je n'ai jamais rencontrée et qui n'est pas intégrée à mon entreprise en tant qu'employé à temps plein ? Comment puis-je m'assurer que mes informations restent confidentielles, sûres et sécurisées ? 

La confiance joue un rôle essentiel dans toutes les relations de travail. Lorsque vous engagez un freelance, il est important que vous soyez conscient des mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que l'expérience repose sur une confiance mutuelle pour une expérience réussie. Voici quelques conseils pour vous aider à protéger votre propriété intellectuelle et à collaborer avec des freelances en toute confiance.

1. Obtenir une protection juridique pour les biens protégeables

Protéger vos idées, vos produits ou d'autres aspects de votre entreprise au moyen de droits d'auteur, de marques et de brevets est l'une des premières choses à garder à l'esprit lorsque vous êtes prêt à créer une nouvelle entreprise. Vous pouvez demander un brevet, enregistrer un modèle, déposer une marque. Apprenez à connaître les lois des pays dans lesquels vous vous trouvez et/ou vendez. Dans certains pays, vous devrez peut-être demander activement la protection du droit d'auteur (comme en Inde), tandis que dans d'autres, vous bénéficierez d'une protection par défaut (comme au Royaume-Uni). Si vous travaillez en tant qu'universitaire ou chercheur, il est important de se familiariser avec les politiques en matière de propriété intellectuelle et si vous avez mis en place des mesures de protection au cas où vous choisiriez de divulguer des détails dans des travaux publiés avant de demander un brevet.

2. Comprendre les termes et conditions impliqués

Veillez à prêter attention aux conditions générales de vente lorsque vous engagez un freelance. Existe-t-il une déclaration ou une clause concernant la confidentialité et la protection de la propriété intellectuelle ? Le propriétaire de la propriété intellectuelle est-il clairement indiqué ?

Kolabtree's Modalités et conditions incluent une clause de confidentialité par défaut qui protège la propriété intellectuelle du client. Selon les T&C de Kolabtree :

• Vous accordez à un pigiste un droit limité, non exclusif et révocable d'utiliser vos documents uniquement dans le but d'effectuer le travail demandé.
• Vous vous réservez tous les droits, sans limitation, sur toute la propriété intellectuelle et vous êtes le propriétaire unique et exclusif de tous les DPI.
• À la fin du projet, ou selon votre demande écrite, le collaborateur indépendant rendra tous les documents et détruira les copies (sauf pour la technologie de fond, comme spécifié dans le contrat de service).

Les conditions générales de Kolabtree peuvent être adaptées par les grandes entreprises qui ont mis en place des systèmes spécifiques pour intégrer les freelances dans leurs systèmes en tant que fournisseurs vérifiés.

3. Signer des accords personnalisés ou des accords de non-divulgation

Pour une protection accrue, vous pouvez partager des accords personnalisés afin d'inclure toutes les conditions personnalisées que vos organisations pourraient demander aux freelances d'adhérer. Vous pouvez également partager facilement des accords de non-divulgation qui obligent légalement le freelance à maintenir la confidentialité de tout travail, idée, matériel ou connaissance que vous partagez. Vous pouvez partager des accords de non-divulgation avant de divulguer les détails de votre projet sur Kolabtree, après quoi vous pourrez discuter de l'étendue du travail.

4. Gardez votre projet privé

Kolabtree vous permet de rendre votre projet public ou privé. Si vous gardez votre projet public, tous les freelances connectés pourront voir les détails de votre projet et vous envoyer des propositions. La description complète de votre projet ne sera jamais affichée publiquement sur le web ou dans les résultats de recherche de Google.

Si vous gardez votre projet privé, seuls les freelances que vous choisissez personnellement d'inviter peuvent voir les détails de votre projet et vous envoyer des propositions. Vous avez toujours un contrôle total sur les paramètres de confidentialité de votre projet et pouvez restreindre la visibilité des détails. Vous pouvez également demander à l'équipe d'assistance de Kolabtree de vous aider à inviter les meilleurs freelances, dont les compétences correspondent à vos besoins.

5. Classez vos projets par niveau de risque

Le niveau de risque varie en fonction du projet, du secteur et du type de travail que vous cherchez à accomplir. Par exemple, le partage d'informations sur une recette de produit alimentaire peut présenter un niveau de risque plus faible que le partage de données contenant des informations permettant d'identifier une personne. Comprendre les risques dès le départ peut vous aider à prendre des mesures pour les atténuer. Le fait de décomposer des projets complexes et de grande envergure en projets plus petits peut également vous aider à évaluer le risque encouru à chaque étape et à dresser la liste des mesures de sécurité spécifiques que vous pourriez devoir prendre.

6. Protégez vos fichiers

Lorsque vous partagez des fichiers et collaborez avec des freelances en ligne, veillez à prendre ces mesures simples pour protéger vos données.

• Évitez autant que possible de partager des informations permettant de vous identifier personnellement avant de télécharger des données. Veillez à ne partager que les données dont le freelance a absolument besoin pour travailler sur votre projet.
• Make sure soins de santé data is compliant with security and safety requirements, such as HIPAA
• Lorsque vous partagez des fichiers, essayez d'utiliser des méthodes de protection par mot de passe, telles que celles proposées par les services suivants Adobe pour les PDF
• Donner un accès restreint aux documents en accordant des autorisations spécifiques à l'utilisateur, comme celles proposées par Google Docs ou Dropbox.

7. Connaissez votre freelance

Pour une collaboration réussie, vous devez pouvoir faire entièrement confiance à la personne avec laquelle vous travaillez. Bien que les freelances de Kolabtree soient sélectionnés manuellement, vous pouvez également vérifier leur authenticité et leur niveau d'expertise en suivant les étapes suivantes :

• Visit their official page in an academic institution or university, if they are in a postdoc, recherche or teaching position
• Visitez leur profil LinkedIn
• Recherchez d'autres profils en ligne, comme ceux de Research Gate ou de Github.
• Consultez la liste de leurs publications sur leur profil Kolabtree, qui est synchronisé automatiquement avec Orcid.
• Consultez les évaluations et les commentaires des clients précédents sur Kolabtree.

Les experts de Kolabtree sont sélectionnés manuellement et adhèrent aux plus hauts niveaux d'intégrité. Nombre d'entre eux sont titulaires de doctorats d'institutions telles que l'Université de Cambridge, le MIT, l'Université de Harvard, l'Université d'Oxford, etc. En tant qu'universitaires, scientifiques et experts du secteur, ils sont particulièrement attentifs à la sensibilité des informations. Nous vous encourageons à organiser des appels et à faire passer des entretiens aux freelances avant de les embaucher.

Prêt à embaucher un pigiste ? Publiez votre projet gratuitement sur Kolabtree et obtenir des devis d'experts.

Avertissement : Cet article ne couvre pas toutes les questions juridiques et ne vise pas à remplacer les conseils juridiques. Veuillez consulter un conseiller juridique si vous avez des inquiétudes.