Como escrever uma proposta de subvenção vencedora: Um guia especializado

Neste artigo escritor médico freelance para Kolabtree Laura Moro-MartinMSc, PhD, fornece dicas para escrever uma proposta de subsídio bem sucedida, focando especificamente no NIH SBIR.  

Writing a grant proposal may look like a colossal and daunting task. There is no doubt that competition is extreme out there, and grant success rates are low nowadays. Although we cannot ensure that you will get the funding, this article aims to provide some general insights and a few tips—using a grant proposal for a new dispositivo médico as an example—that can make your writing easier and increase the possibilities that your project gets selected.

Antes de começar a escrever seu proposta de subsídioHá alguns 'ingredientes' chave que você precisa levar em consideração:

1. Encontrar um convite à apresentação de propostas

Taqui está uma ampla gama de agências de financiamento e oportunidades, dependendo de seu campo de trabalho, país e tipo de organização. Você precisa identificar a chamada que é mais pertinente à necessidade ou problema que seu projeto visa abordar, e verificar cuidadosamente se sua equipe preenche todos os requisitos de elegibilidade e admissibilidade. Identificar o palavras-chave da chamada, que também deve ser mencionada várias vezes ao longo de sua proposta. A fim de ter informações atualizadas sobre as propostas abertas, você precisará ficar de olho nos websites, mídias sociais e/ou boletins informativos das agências financiadoras, e compartilhar estas informações com colegas e colaboradores.

Programa de Pesquisa em Inovação para Pequenas Empresas (SBIR) do NIH

Como exemplo, vamos assumir que você é uma empresa iniciante sediada nos EUA, uma pequena empresa de P&D, ou uma pequena empresa de manufatura com um departamento de P&D que está procurando comercializar uma tecnologia biomédica inovadora, por exemplo, um novo dispositivo médico. Você pode estar interessado em se candidatar a financiamento do Programa de Pesquisa em Inovação para Pequenas Empresas (SBIR) from the USA National Institutes of Health (NIH). SBIR is a three-phase program that funds Phase 1 for concept development (feasibility) and Phase 2 for prototype development, but not Phase 3 (commercialization). Examples of successful SBIR Phase 1 and Phase 2 applications from the National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID) can be found in este link.

Existe um programa de alguma forma "equivalente" para pequenas e médias empresas (PME) estabelecidas em um Estado-Membro da UE ou em um país associado ao Horizon 2020 (H2020), chamado Piloto do Conselho Europeu de Inovação (EIC) (previously know as SME Instrument). For early-stage pesquisa and innovation, projects can seek funding from Piloto do EIC Pathfinder. O Piloto do Acelerador EIC se baseia no Instrumento SME Fase 2 e fornece apoio somente com subsídios, bem como apoio na forma de financiamento misto (combinando subsídios e capital próprio). Além de apresentar sua proposta de subsídio, se for selecionado, você será convidado a ir a Bruxelas para apresentar a proposta diante de um júri, portanto, você também terá que ter as habilidades de seu orador prontas! Mais informações sobre como preparar sua proposta para estes tipos de programas da UE podem ser encontradas aqui. Um modelo de proposta anotado para o instrumento EIC SME Fase 1 e Fase 2 pode ser baixado. aqui.

2. A equipe "certa

A maioria dos Os pedidos de financiamento não aceitam candidatos individuais, mas requerem a criação de um consórcio. Muitas agências de concessão estão particularmente interessadas em promover colaborações internacionais e multidisciplinares e parcerias público-privadas, incluindo instituições acadêmicas, empresas e outras organizações. Mesmo antes de identificar um convite à apresentação de propostas adequado, você precisará ter a equipe "certa" de parceiros com diferentes capacidades, pessoal, infra-estrutura e habilidades para executar as diferentes tarefas que seu projeto propõe. Ter a equipe "certa" significa não apenas encontrar parceiros que estejam interessados em sua proposta, que tenham uma forte reputação ou uma boa lista de publicações, mas também encontrar pessoas com interesses alinhados, que sejam colaborativas e realmente comprometidas em contribuir para o sucesso do projeto. O último problema que você gostaria de enfrentar é que um de seus parceiros no consórcio não está respondendo seus e-mails e telefonemas pedindo um documento essencial na véspera do prazo. Escrever uma proposta de subsídio é uma tarefa intensa e demorada, portanto, ter uma boa conexão profissional (e humana) com todos os seus colaboradores é sempre um bom ponto de partida. Trabalhar com um redator de subsídios freelance pode ajudá-lo a garantir que você tenha a experiência e as habilidades certas que podem ajudá-lo a ganhar financiamento. 

Você pode encontrar um tutorial sobre "construir uma equipe vencedora" para o programa SBIR neste link.

3. Comunicação eficaz

Em um grande consórcio internacional, onde os parceiros podem ser separados por centenas ou milhares de quilômetros e vários fusos horários, ter uma comunicação dinâmica e fluida facilitará a preparação da proposta. Na maioria dos casos, a comunicação contará com o uso de ferramentas digitais, incluindo e-mails, videoconferências ou chamadas telefônicas. Felizmente, temos muitas alternativas - Skype "clássico", Google Hangouts, Zoom e outras - por isso as colocamos em bom uso para uma comunicação eficaz com todos os interessados.

4. Organização extremamente metódica

Mais cedo do que tarde you will be dealing with an immense amount of documentation ranging from bibliographic references and non-disclosure agreements to grant forms, clinical protocols, annexes, and much more. Not only that, but you will have to deal with all the successive versions that you will be creating and modifying several times along the writing process (including the infamous ‘version1.0’, ‘v1.2.4’, ‘v2.3.6.8.5’, ‘v2.3.6.8.5_final’, ‘v2.3.6.8.5_final_definitive’, etc.). You need to be exceedingly methodical -even ‘maniac’- in the management of all the information and documentation, and the correct use of digital tools will make a great difference. If your organization is already using a document or project management system, it can be your ally. Otherwise, you can select the digital tools that best suit your objectives and your organization among the wide range of options available for document, task or project management (some examples with different features include Folga, Trello ou segunda-feira.com). É difícil fazer recomendações porque a escolha é vasta, um pouco pessoal e depende de muitos fatores, mas sinta-se à vontade para compartilhar suas ferramentas preferidas nos comentários abaixo.

5. Planejamento antecipado e boa gestão de tempo

A regra geral é que "nunca é cedo demais para começar a escrever uma proposta de subsídio". A preparação de uma proposta de subsídio requer um grande investimento de tempo e esforço, sem garantia de sucesso. A menos que seu trabalho seja especificamente escrever propostas - e, nesse caso, você poderá ter que preparar simultaneamente mais de uma, você terá que fazer malabarismos com várias outras tarefas ao mesmo tempo. Portanto, quanto mais cedo você começar a planejar e escrever - preferencialmente alguns meses antes do prazo - menos você terá que se apressar no final. A gestão eficaz do tempo o ajudará a evitar aqueles dias de trabalho noturno com café logo antes do prazo. Em muitos casos, você saberá com antecedência que um novo convite para apresentação de propostas será aberto, portanto aproveite e comece a trabalhar nele. Você estará um passo à frente se o consórcio já tiver sido criado. Embora os requisitos finais e os formulários variem dependendo da chamada, há alguma documentação que você pode começar a coletar e preparar com antecedência. Isto inclui, por exemplo, a descrição dos parceiros, referências de apoio, análise do mercado e da concorrência, aprovação ética, impacto e inovação de sua proposta, organização de pacotes de trabalho e tarefas, etc. Você será capaz de adaptar este material à proposta específica posteriormente. Nossa recomendação final é evitar apresentar sua proposta de subsídio no mesmo dia do prazo. Sobrecarga do site, erros de computador, a versão errada de um dos documentos... tudo isso pode fazer com que você perca uma boa quantidade de tempo e esforço em uma proposta que não é sequer considerada.

Nisso link você pode encontrar um tutorial que o ajudará a "desenvolver um cronograma de preparação de propostas" para o programa SBIR.

6. Uma idéia/solução inovadora e impactante

Por último, mas não menos importante, você terá que identificar a necessidade ou problema que seu projeto procura resolver e que requer financiamento. O principal objetivo de sua proposta de subsídio será convencer a agência financiadora de que sua solução é a mais adequada para superar esta necessidade ou problema. Os principais critérios que os revisores usarão para avaliar sua proposta incluem sua capacidade de inovação, impacto ou significado e viabilidade. Mas muitos outros fatores influenciarão a decisão final dependendo do interesse chave da agência, por exemplo, mérito tecnológico, potencial de comercialização, abordagem proposta, equipe e capacidades, adequação da alocação orçamentária, instalações disponíveis, etc.

Clique aqui para um tutorial para "compreender os critérios de avaliação de propostas" do programa SBIR, que incluem "inovação", "experiência, qualificações e instalações", e "potencial comercial e viabilidade". Critérios adicionais de revisão do NIH SBIR incluem proteção para sujeitos humanos; inclusão de mulheres, minorias e crianças; animais vertebrados; riscos biológicos; reapresentação; renovação; e revisão.

Elementos de uma proposta de subsídio

Há alguns elementos comuns à maioria das propostas de subvenção, embora possam aparecer sob diferentes títulos (será necessário usar o título exato mencionado no convite):

•   Visão geral/abstract/resumo executivo: Este é um resumo dos principais pontos de sua proposta. Deve incluir a necessidade ou problema que você está abordando, seus objetivos, os resultados esperados e como alcançá-los, como você avaliará seu projeto, a importância e/ou vantagem comparativa de seu projeto, e uma breve descrição da equipe. A missão e a finalidade da subvenção podem orientá-lo nesta seção, portanto, não deixe de incluir as palavras-chave do chamado. É aconselhável escrever esta visão geral depois de ter escrito todas as outras seções.
•   Declaração de necessidade ou problema/fundo: Identify the gap (need or problem) that your project aims to address. First, you will have to establish the context or background of the problem by conducting a revisão da literatura and summarizing the key information that helps to understand the significance of your project. Keep this section informative, clear and concise, but also scientifically sound.
•   Project description/approach/objectives and methodology: Brevemente descreva seu projeto, explicando seus objetivos gerais e específicos, os resultados esperados, como você alcançará esses resultados (plano de trabalho e metodologia), métodos para avaliação interna ou externa, e a linha do tempo. Muitas chamadas solicitarão que você desenvolva mais estes aspectos em outras seções da proposta.

Para qualquer estudo quantitativo, em particular os que envolvem animais ou sujeitos humanos - como o exemplo da proposta de subsídio para um novo dispositivo médico—estatísticas will be a key component of the approach/methodology. Within this section, or in a separate one, you will need to explain details about the study subjects (study design, sample size calculation, and subject selection), data collection (type of measurements, type of data and why these data will answer your questions) and análise de dados (the questions that you are trying to answer, the variables involved, the procedures and how you will know the answer). Reviewers will carefully assess this part since it will determine the success or failure of the project and the adequate use of resources. Although it is out of the scope of this article to go deeper into the details of statistics for grant applications, in the ‘additional resources’ you can find some references containing further information.

•   Impacto: Explicar a probabilidade de o projeto exercer uma influência sustentada e poderosa sobre o campo de pesquisa envolvido. Esta probabilidade depende de sua importância, da equipe, da capacidade de inovação e da abordagem utilizada, entre outros fatores. Algumas agências, tais como H2020 também exigem uma estratégia de comunicação, disseminação e exploração (pode ser uma seção separada).
•   Orçamento: Você precisa detalhar o financiamento que está solicitando e as razões, incluindo os custos estimados de todos os materiais, equipamentos, despesas de viagem, pessoal, etc. (consulte o chamado específico para entender o uso do financiamento, já que nem todas as subvenções cobrem, por exemplo, os custos de pessoal ou subcontratação). Normalmente, o orçamento é fornecido em tabelas formatadas.
•   Outros documentos de apoio: Na maioria dos casos, você será solicitado a fornecer documentos de apoio, como uma carta de apresentação, biografias do pessoal, cartas de apoio de terceiros parceiros ou interessados em seu projeto, o protocolo de estudo, etc.

Cartas de apoio de organizações ou grupos aliados são uma boa maneira de diferenciar sua proposta SBIR, proporcionando credibilidade e apoiando seu potencial de comercialização.

Se você estiver solicitando uma bolsa para um estudo clínico, você precisará incluir um protocolo de estudo clínico. Os principais elementos do protocolo de estudo, como explicado com mais detalhes em este artigoOs resultados preliminares, o resumo executivo, os objetivos específicos, os antecedentes e o significado, os resultados preliminares e o projeto e os métodos de pesquisa.

 Dicas para escrever uma proposta de subsídio bem sucedida 

Para uma proposta de subsídio bem sucedida, não apenas o que você escreve (isto é, o conteúdo), mas também como você escreve (isto é, a forma) adquire grande importância. Embora uma proposta bem escrita não possa garantir o sucesso, uma proposta mal escrita pode reduzir suas possibilidades de obter financiamento. A seguir, uma lista não exaustiva de conselhos para ajudá-lo a melhorar a 'forma' de sua proposta de subsídio:

• Seguir rigorosamente as diretrizes da chamada específica em relação à formatação, fontes, citações, uso de figuras, limites de páginas e palavras, etc.
• Use somente fontes facilmente legíveis como Arial, Times New Roman ou Courier (mas, novamente, você deve verificar as diretrizes específicas).
• Usar formatação, espaçamento e tamanho de fonte adequados para tornar a leitura agradável (os revisores também são humanos e ficarão gratos após a leitura de um grande número de propostas).
• Escreva clara e concisamente. Não inclua informações que não lhe sejam solicitadas diretamente, evite divagar e deixe a criatividade para a conceituação do projeto.
• Evite jargões e defina termos técnicos (os revisores podem não ser especialistas em sua sub-especialidade específica).
• Incluir referências de apoio. Sua proposta deve ser cientificamente rigorosa e sólida, mesmo que você trabalhe fora da academia. Entretanto, todas as informações importantes devem ser fornecidas dentro da proposta, já que os revisores não têm necessariamente tempo extra para obter informações das referências. Você pode encontrar mais informações sobre como conduzir uma revisão sistemática da literatura e uma meta-análise em este artigo.
• Verificar cuidadosamente a gramática e a ortografia ao longo de toda a proposta. Leia-a várias vezes em dias diferentes, já que os erros de digitação às vezes são fáceis de perder. Se necessário, contrate um tradutor científico ou um editor científico.
• Incluir figuras, esquemas e tabelas relevantes. Às vezes uma imagem vale mais do que mil palavras.
• Compartilhe e discuta a minuta da proposta com seus colaboradores no projeto, e certifique-se de que todos concordam com a versão final a ser apresentada.
• Leia atentamente as diretrizes de apresentação e verifique se todos os seus documentos estão corretos antes de enviá-los.

This article offers a general approach to redação de subsídios that is applicable across a range of contexts, but it is out of our scope to provide tailored advice in specific disciplines or topics. In any case, you will need to strictly follow the instructions from the funding agency and the specific call that you are applying to. Our final advice for preparing a proposal is don’t give up, and keep on writing. Use rejection as a means to improve your grant proposal. Good luck!

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Referências e recursos adicionais

• O Centro de Redação da Universidade de Wisconsin-Madison. Planejar e escrever uma proposta de subsídio: o básico.
• Samáková J., et al. Capítulo de livro: Gestão de Comunicação de Projetos em Empresas Industriais (Passo a Passo), em Digital Communication Management, editado por Beatriz Peña-Acuña, IntechOpen, 2018.
• Crawley, G. M. e O'Sullivan E. The Grant Writer's Handbook: Como escrever uma proposta de pesquisa e ter sucesso. Imperial College Press, 2016. Zlowodzki M, et al. Como escrever uma proposta de subvenção vencedora. Ortopedia indiana J. 2007 Jan-Mar; 41(1): 23-26.
• Bland JM et al. Guia estatístico para candidatos a bolsas de pesquisa. St George's University of London, 2012.
• Elashoff D. Como elaborar a seção "Abordagem" de um pedido de subvenção R. UCLA, Núcleo de Estatísticas do Departamento de Medicina.
• Full lista de tutoriais on-line da SBIR/STTR: https://www.sbir.gov/tutorials
• Stein E., et al. Capítulo de Livro: Subsídios SBIR/STTR: Guia de Aplicação em Empreendedorismo Acadêmico para Cientistas Médicos e de Saúde. Volume 1, Edição 2 Finanças. Penn Libraries, University of Pennsylvania, 2019.
• Comissão Européia: Acelerador EIC (Instrumento SME): dicas essenciais para sua aplicação.