Cómo escribir una propuesta de subvención ganadora: Una guía de expertos

En este artículo redactor médico autónomo para Kolabtree Laura Moro-MartinEl Dr. G. B., MSc, PhD, ofrece consejos para redactar una propuesta de subvención con éxito, centrándose específicamente en el SBIR de los NIH.  

Writing a grant proposal may look like a colossal and daunting task. There is no doubt that competition is extreme out there, and grant success rates are low nowadays. Although we cannot ensure that you will get the funding, this article aims to provide some general insights and a few tips—using a grant proposal for a new dispositivo médico as an example—that can make your writing easier and increase the possibilities that your project gets selected.

Antes de empezar a escribir su propuesta de subvenciónEn el caso de la educación, hay unos cuantos "ingredientes" clave que hay que tener en cuenta:

1. Encontrar una convocatoria de propuestas

Txiste un amplio abanico de organismos de financiación y oportunidades en función de su campo de trabajo, país y tipo de organización. Debe identificar la convocatoria que más se adecue a la necesidad o el problema que su proyecto pretende abordar, y comprobar cuidadosamente que su equipo cumple todos los requisitos de elegibilidad y admisibilidad. Identifique la palabras clave de la convocatoria, que también deberá mencionar varias veces a lo largo de su propuesta. Para tener información actualizada sobre las propuestas abiertas, deberá estar atento a las páginas web, las redes sociales y/o los boletines de las agencias de financiación, y compartir esta información con sus colegas y colaboradores.

Programa de Investigación para la Innovación en la Pequeña Empresa (SBIR) de los NIH

Como ejemplo, supongamos que usted es una empresa de nueva creación con sede en los Estados Unidos, una pequeña empresa de I+D o una pequeña empresa manufacturera con un departamento de I+D que está tratando de comercializar una tecnología biomédica innovadora, por ejemplo, un nuevo dispositivo médico. Puede estar interesado en solicitar financiación del Programa de Investigación para la Innovación en la Pequeña Empresa (SBIR) from the USA National Institutes of Health (NIH). SBIR is a three-phase program that funds Phase 1 for concept development (feasibility) and Phase 2 for prototype development, but not Phase 3 (commercialization). Examples of successful SBIR Phase 1 and Phase 2 applications from the National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID) can be found in este enlace.

Existe un programa de alguna manera "equivalente" para las pequeñas y medianas empresas (PYME) establecidas en un Estado miembro de la UE o en un país asociado a Horizonte 2020 (H2020), denominado Consejo Europeo de Innovación (EIC) piloto (previously know as SME Instrument). For early-stage investigación and innovation, projects can seek funding from Piloto EIC Pathfinder. El Piloto del Acelerador EIC se basa en la Fase 2 del Instrumento para las PYME y ofrece apoyo sólo en forma de subvención, así como en forma de financiación mixta (combinando subvención y capital). Además de presentar su propuesta de subvención, si es seleccionado se le invitará a Bruselas para presentarla ante un jurado, por lo que también tendrá que preparar sus habilidades de orador. Puede encontrar más información sobre cómo preparar su propuesta para este tipo de programas de la UE aquí. Puede descargarse una plantilla de propuesta anotada para la Fase 1 y la Fase 2 del instrumento EIC para PYME aquí.

2. El equipo "adecuado

Una mayoría de Las convocatorias de financiación no aceptan solicitantes individuales, sino que exigen la creación de un consorcio. Muchos organismos que conceden subvenciones están especialmente interesados en fomentar colaboraciones internacionales y multidisciplinares y asociaciones público-privadas que incluyan instituciones académicas, empresas y otras organizaciones. Incluso antes de identificar una convocatoria de propuestas adecuada, tendrá que contar con el equipo "adecuado" de socios con diferentes capacidades, personal, infraestructura y habilidades para realizar las diferentes tareas que su proyecto propone. Tener el equipo "adecuado" significa no sólo encontrar socios que estén interesados en su propuesta, que tengan una sólida reputación o una buena lista de publicaciones, sino también encontrar personas con intereses afines, que colaboren y se comprometan realmente a contribuir al éxito del proyecto. El último problema al que te gustaría enfrentarte es que uno de tus socios en el consorcio no responda a tus correos electrónicos y llamadas telefónicas pidiendo un documento esencial el día antes de la fecha límite. Redactar una propuesta de subvención es una tarea intensa y que requiere mucho tiempo, por lo que tener una buena conexión profesional (y humana) con todos tus colaboradores es siempre un buen punto de partida. Trabajar con un redactor autónomo de subvenciones puede ayudarle a asegurarse de que cuenta con la experiencia y las habilidades adecuadas que pueden ayudarle a conseguir financiación. 

Puede encontrar un tutorial sobre la "creación de un equipo ganador" para el programa SBIR en este enlace.

3. Comunicación eficaz

En un gran consorcio internacional, en el que los socios pueden estar separados por cientos o miles de kilómetros y varios husos horarios, tener una comunicación dinámica y fluida facilitará la preparación de la propuesta. En la mayoría de los casos, la comunicación se basará en el uso de herramientas digitales, como correos electrónicos, videoconferencias o llamadas telefónicas. Afortunadamente, disponemos de muchas alternativas -las "clásicas" Skype, Google Hangouts, Zoom y otras-, por lo que hay que hacer un buen uso de ellas para lograr una comunicación eficaz con todas las partes interesadas.

4. Organización extremadamente metódica

Más pronto que tarde you will be dealing with an immense amount of documentation ranging from bibliographic references and non-disclosure agreements to grant forms, clinical protocols, annexes, and much more. Not only that, but you will have to deal with all the successive versions that you will be creating and modifying several times along the writing process (including the infamous ‘version1.0’, ‘v1.2.4’, ‘v2.3.6.8.5’, ‘v2.3.6.8.5_final’, ‘v2.3.6.8.5_final_definitive’, etc.). You need to be exceedingly methodical -even ‘maniac’- in the management of all the information and documentation, and the correct use of digital tools will make a great difference. If your organization is already using a document or project management system, it can be your ally. Otherwise, you can select the digital tools that best suit your objectives and your organization among the wide range of options available for document, task or project management (some examples with different features include Slack, Trello o lunes.com). Es difícil hacer recomendaciones porque la elección es amplia, un poco personal y depende de muchos factores, pero no dude en compartir sus herramientas preferidas en los comentarios a continuación.

5. Planificación temprana y buena gestión del tiempo

La regla general es que "nunca es demasiado pronto para empezar a escribir una propuesta de subvención". Preparar una propuesta de subvención requiere una gran inversión de tiempo y esfuerzo sin garantía de éxito. A menos que su trabajo sea específicamente la redacción de propuestas -y, en ese caso, es posible que tenga que preparar simultáneamente más de una-, tendrá que hacer malabarismos con varias otras tareas al mismo tiempo. Así que cuanto antes empiece a planificar y escribir -preferiblemente unos meses antes de la fecha límite- menos tendrá que apresurarse al final. Una gestión eficaz del tiempo le ayudará a evitar esos días de trabajo nocturno a base de café justo antes de la fecha límite. En muchos casos, sabrá con antelación que se va a abrir una nueva convocatoria, así que aproveche y empiece a trabajar en ella. Estará un paso por delante si el consorcio ya se ha creado. Aunque los requisitos y formularios finales variarán en función de la convocatoria, hay cierta documentación que puede empezar a recopilar y preparar con antelación. Esto incluye, por ejemplo, la descripción de los socios, las referencias de apoyo, el análisis del mercado y los competidores, la aprobación ética, el impacto y la innovación de su propuesta, la organización de los paquetes de trabajo y las tareas, etc. Más adelante podrá adaptar este material a la propuesta concreta. Nuestra última recomendación es que evite presentar su propuesta de subvención el mismo día del plazo. La sobrecarga de la página web, los errores informáticos, la versión incorrecta de uno de los documentos... todo ello puede hacer que pierdas una buena cantidad de tiempo y esfuerzo en una propuesta que ni siquiera sea considerada.

En este enlace puede encontrar un tutorial que le ayudará a "desarrollar un calendario de preparación de propuestas" para el programa SBIR.

6. Una idea/solución innovadora e impactante

Por último, pero no por ello menos importante, tendrá que identificar la necesidad o el problema que su proyecto pretende resolver y que requiere financiación. El objetivo principal de su propuesta de subvención será convencer al organismo de financiación de que su solución es la más adecuada para superar esa necesidad o problema. Los principales criterios que utilizarán los revisores para evaluar su propuesta son su carácter innovador, su impacto o importancia y su viabilidad. Pero habrá otros muchos factores que influirán en la decisión final en función del interés clave de la agencia, por ejemplo, el mérito tecnológico, el potencial de comercialización, el enfoque propuesto, el equipo y las capacidades, la adecuación de la asignación presupuestaria, las instalaciones disponibles, etc.

Haga clic en aquí para un tutorial para "entender los criterios de evaluación de propuestas" del programa SBIR, que incluyen "innovación", "experiencia, cualificaciones e instalaciones", y "potencial comercial y viabilidad". Otros criterios de revisión del SBIR de los NIH son la protección de los seres humanos, la inclusión de mujeres, minorías y niños, los animales vertebrados, los riesgos biológicos, la nueva presentación, la renovación y la revisión.

Elementos de una propuesta de subvención

Hay algunos elementos comunes a la mayoría de las propuestas de subvención, aunque pueden aparecer bajo diferentes epígrafes (tendrá que utilizar el epígrafe exacto mencionado en la convocatoria):

•   Resumen/abstracto/resumen ejecutivo: Se trata de un resumen de los puntos principales de su propuesta. Debe incluir la necesidad o el problema que está abordando, sus objetivos, los resultados esperados y cómo los logrará, cómo evaluará su proyecto, la importancia y/o la ventaja comparativa de su proyecto, y una breve descripción del equipo. La misión y el propósito de la subvención pueden guiarle en esta sección, así que asegúrese de incluir las palabras clave de la convocatoria. Es aconsejable escribir esta descripción general después de haber redactado todas las demás secciones.
•   Necesidad o planteamiento del problema/antecedentes: Identify the gap (need or problem) that your project aims to address. First, you will have to establish the context or background of the problem by conducting a revisión de la literatura and summarizing the key information that helps to understand the significance of your project. Keep this section informative, clear and concise, but also scientifically sound.
•   Project description/approach/objectives and methodology: Brevemente Describa su proyecto, explicando sus objetivos generales y específicos, los resultados esperados, cómo logrará esos resultados (plan de trabajo y metodología), los métodos de evaluación interna o externa y el calendario. En muchas convocatorias se le pedirá que desarrolle estos aspectos en otras secciones de la propuesta.

Para cualquier estudio cuantitativo, en particular los que incluyen animales o sujetos humanos -como el ejemplo de la propuesta de subvención para un nuevo dispositivo médico-estadísticas will be a key component of the approach/methodology. Within this section, or in a separate one, you will need to explain details about the study subjects (study design, sample size calculation, and subject selection), data collection (type of measurements, type of data and why these data will answer your questions) and análisis de datos (the questions that you are trying to answer, the variables involved, the procedures and how you will know the answer). Reviewers will carefully assess this part since it will determine the success or failure of the project and the adequate use of resources. Although it is out of the scope of this article to go deeper into the details of statistics for grant applications, in the ‘additional resources’ you can find some references containing further information.

•   Impacto: Explique la probabilidad de que el proyecto ejerza una influencia sostenida y poderosa en el campo de la investigación en cuestión. Esta probabilidad depende de su importancia, del equipo, del carácter innovador y del enfoque utilizado, entre otros factores. Algunas agencias, como H2020 programas, también requieren una estrategia de comunicación, difusión y explotación (puede ser una sección aparte).
•   Presupuesto: Debe detallar la financiación que solicita y los motivos, incluyendo los costes estimados de todos los materiales, equipos, gastos de viaje, personal, etc. (consulte la convocatoria específica para entender el uso de la financiación, ya que no todas las subvenciones cubren, por ejemplo, los gastos de personal o la subcontratación). Normalmente, el presupuesto se presenta en tablas con formato.
•   Otros documentos justificativos: En la mayoría de los casos se le pedirá que presente documentos de apoyo, como una carta de presentación, biografías del personal, cartas de apoyo de terceros que colaboren con usted o estén interesados en su proyecto, el protocolo del estudio, etc.

Las cartas de apoyo de organizaciones o grupos aliados son una buena manera de diferenciar su propuesta SBIR, proporcionando credibilidad y apoyando su potencial de comercialización.

Si solicita una subvención para un estudio clínico, deberá incluir un protocolo de estudio clínico. Los principales elementos del protocolo de estudio, como se explica con más detalle en este artículoEn la página web de la Fundación, se encuentran el resumen ejecutivo, los objetivos específicos, los antecedentes y la importancia, los resultados preliminares y el diseño y los métodos de la investigación.

 Consejos para redactar una propuesta de subvención con éxito 

Para que una propuesta de subvención tenga éxito, no sólo lo que se escribe (es decir, el contenido), sino también cómo se escribe (es decir, la forma) adquiere gran importancia. Aunque una propuesta bien escrita no puede asegurar el éxito, una mal escrita puede reducir sus posibilidades de obtener financiación. A continuación se ofrece una lista no exhaustiva de consejos para ayudarle a mejorar la "forma" de su propuesta de subvención:

• Siga estrictamente las directrices de la convocatoria específica en cuanto a formato, fuentes, citas, uso de figuras, límites de páginas y palabras, etc.
• Utilice sólo fuentes fácilmente legibles como Arial, Times New Roman o Courier (pero, de nuevo, debe comprobar las directrices específicas).
• Utilice un formato, un espaciado y un tamaño de letra adecuados para que la lectura sea agradable (los revisores también son humanos y lo agradecerán después de leer un gran número de propuestas).
• Escriba de forma clara y concisa. No incluya información que no se le pida directamente, evite divagar y deje la creatividad para la conceptualización del proyecto.
• Evite la jerga y defina los términos técnicos (los revisores pueden no ser expertos en su subespecialidad específica).
• Incluya referencias de apoyo. Su propuesta debe ser científicamente rigurosa y sólida, incluso si trabaja fuera del ámbito académico. Sin embargo, toda la información importante debe proporcionarse dentro de la propuesta, ya que los revisores no tienen necesariamente tiempo extra para obtener información de las referencias. Puede encontrar más información sobre cómo realizar una revisión sistemática de la literatura y un meta-análisis en este artículo.
• Revisa cuidadosamente la gramática y la ortografía a lo largo de toda la propuesta. Léala varias veces en días diferentes, ya que a veces es fácil pasar por alto las erratas. Si es necesario, contrate a un traductor o editor científico.
• Incluya figuras, esquemas y tablas relevantes. A veces una imagen vale más que mil palabras.
• Comparta y discuta el borrador de la propuesta con sus colaboradores en el proyecto, y asegúrese de que todos están de acuerdo con la versión final que se presentará.
• Lea atentamente las directrices de presentación y compruebe que todos sus documentos son correctos antes de presentarlos.

This article offers a general approach to redacción de subvenciones that is applicable across a range of contexts, but it is out of our scope to provide tailored advice in specific disciplines or topics. In any case, you will need to strictly follow the instructions from the funding agency and the specific call that you are applying to. Our final advice for preparing a proposal is don’t give up, and keep on writing. Use rejection as a means to improve your grant proposal. Good luck!

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Referencias y recursos adicionales

• El Centro de Escritura de la Universidad de Wisconsin-Madison. Planificación y redacción de una propuesta de subvención: aspectos básicos.
• Samáková J., et al. Capítulo del libro: Gestión de la comunicación de proyectos en empresas industriales (paso a paso), en Gestión de la comunicación digital, editado por Beatriz Peña-Acuña, IntechOpen, 2018.
• Crawley, G. M. y O'Sullivan E. The Grant Writer's Handbook: Cómo escribir una propuesta de investigación y tener éxito. Imperial College Press, 2016. Zlowodzki M, et al. Cómo redactar una propuesta de subvención ganadora. Indian J Orthop. 2007 Jan-Mar; 41(1): 23-26.
• Bland JM et al. Guía de estadísticas para solicitantes de becas de investigación. Universidad St George de Londres, 2012.
• Elashoff D. Cómo elaborar la sección "Enfoque" de una solicitud de subvención R. UCLA, Departamento de Medicina Núcleo de Estadística.
• Fa lista completa de tutoriales en línea de SBIR/STTR: https://www.sbir.gov/tutorials
• Stein E., et al. Capítulo del libro: Subvenciones SBIR/STTR: Guía de solicitud en Emprendimiento académico para médicos y científicos de la salud. Volumen 1, número 2 Finanzas. Bibliotecas Penn, Universidad de Pensilvania, 2019.
• Comisión Europea: Acelerador EIC (Instrumento para PYMES): consejos esenciales para su aplicación.